În trecut web-ul era caracterizat de o abordare manuală în privinţa creării, întreţinerii şi dezvoltării unui site. Azi avem la dispoziţie Content Management System (CMS – Sistem de Administrare a Conţinutului).

Nu există standarde care să descrie ceea ce poate să conţină sau să facă un CMS. De aceea definiţia unui CMS este destul de neclară. Limitele dintre CMS (Content Management System – Sistem de Management al Conţinutului), DMS (Document Management System – Sistem de Administrare a Documentelor), ECS (E-commerce Systems – Sisteme de Comerţ Eectronic) şi portale nu  sunt  evidente, de multe ori acestea se suprapun.

Conţinutul lor poate fi: text, imagine, audio, video, grafică; adică orice poate fi publicat pe internet. Acestea pot fi stocate într-o bază de date astfel încât să se poată extrage informaţia dorită în orice moment şi în orice format în conformitate cu una sau mai multe cerinţe. Un astfel de produs permite nu numai preluarea controlului asupra conţinutului web, ci şi administrarea eficientă a colectării şi a distribuirii informaţiilor primite/date.

CMS este un sistem folosit pentru a administra conţinutul unui site. Se pot utiliza templatele standard cu care vine un CMS sau se pot crea altele după preferinţele fiecăruia. Un CMS indexează toate datele dintr-un sistem iar utilizatorii pot căuta informaţii în baza de date folosind cuvintele cheie. CMS-ul ar trebui să permită chiar unui utilizator fără experienţă IT să creeze, să editeze, să administreze, să publice orice tip de conţinut respectând anumite reguli care să asigure o afişare corectă a informaţiei dorite. Este uşor de instalat de către oricine, chiar şi de cei care nu au prea mare experienţă. Cu ajutorul lui se poate crea un site în câteva minute, după care urmează modelarea după preferinţele şi necesităţile fiecăruia.

Un CMS ajută la colectarea, organizarea, administrarea şi afişarea informaţiilor dorite. Astfel informaţiile prezentate de acesta sunt actualizate permanent, iar căutarea unor date mai vechi se realizează relativ uşor.

Care este cel mai bun CMS? Nu există aşa ceva, ... cel mai bun este cel care ţi se potriveşte.

Cât costă? Există CMS-uri distribuite liber sau contra cost; sunt deja create şi trebuie doar instalate, configurate, întreţinute sau se poate concepe unul nou. Totul depinde de tine, de gusturile tale, de preferinţele tale. Există o abundenţă pe piaţă de CMS-uri distribuite liber care pot satisface cele mai exigente preferinţe. De obicei CMS-urile sunt distribuite în regim Open-Source, sub efectele licenţei GPL (General Public Licence).

Facilităţi oferite de utilizarea CMS: 

• este independent de platforma folosită (Linux sau Windows);
• este bazat pe şabloane; 
• modulele sunt integrate sau pot fi descărcate de pe internet; 
• are panou de control pentru administratori; 
• nu ai nevoie de cunoştinte de programare pentru instalare, configurare şi întreţinere (toate acestea se fac din browse-rul web); 
• la instalarea se poate configura limba pe care doreşti să o foloseşti în mod implicit (nu există o limită de limbi suportate, iar limba poate fi configurată oricând după instalare); 
• actualizare facilă a conţinutului paginilor afişate pe internet; 
• poate fi adaptat atât pentru firme cât şi pentru persoane fizice; 
• pentru familiarizarea cu un CMS se poate lucra pe propriul calculator fără a avea acces la internet sau la un server.

CMS-ul este, de obicei scris în php, se foloseşte o bază de date MySQL sau postgres pentru stocarea informaţiilor şi serverul web apache sau IIS pentru publicarea pe internet sau intranet. 

Pentru a instala un CMS este nevoie de un server web (pe Linux sau Windows), de o bază de date MySQL sau postgres şi php. Foarte important este faptul că toate acestea se pot descărca gratuit de pe internet sau fac parte din sistemul de operare.

Varianta Linux:

-  serverul web Apache, baza de date MySQL sau postgres şi php se pot instala de pe kitul de Linux sau se pot descărca de pe internet, fiind gratuite.

Varianta Windows:

• serverul web IIS este inclus în kitul Windows iar serverul Apache poate fi descărcat de pe internet, fiind gratuit;
• bazele de date MySQL sau postgres pot fi descărcate de pe internet, fiind gratuite;
• php se poate descărca de pe internet, fiind gratuit.

Pentru Windows există două variante de a instala cele trei aplicaţii:

• separat cele trei componente : PHP, MySQL, APACHE (PHP de pe site-ul www.php.net, MySQL de pe site-ul www.MySQL.com şi serverul de web Apache de pe www.apache.org);
• toate cele trei componente (PHP, MySQL, APACHE) instalând aşa numitul "PHPTriad" sau "Apache2Triad" sau alte programe care fac exact acelaşi lucru. Acestea pot fi descărcate de la http://sourceforge.net/projects/phptriad sau  http://sourceforge.net/projects/apache2triad/.

Există o varietate mare de CMS-uri opensource astfel încât să poată satisface pe oricine. Exemple de cms-uri: Joomla, PHP-Nuke, e107, Mambo, Xaraya, Tzpo3, Postnuke, Soc, etc.